Claves para elegir el local perfecto para tu evento

El éxito o fracaso de un evento puede depender del local

La organización de un evento es una tarea compleja en la que hay que atender diferentes aspectos. Elegir el espacio es, quizás, el más importante. Para definir los requisitos indispensables que debe reunir la sala perfecta es conveniente decidir con exactitud las necesidades del acontecimiento. Una vez hecho esto, llega el momento de elegir.

Uno de los primeros aspectos a tener en cuenta es la localización, ya que los asistentes tendrán que desplazarse hasta el lugar. Por eso es conveniente que disponga de una buena comunicación en transporte público y de opciones para dejar el coche particular para aquellos que así lo deseen.

En cuanto al local en sí, es importante definir el tipo de evento. No es lo mismo realizar un shooting de fotos, que un rodaje o un cocktail. Este es un aspecto fundamental, pues el espacio debe ponerse al servicio del evento y contar los metros suficientes. Una buena opción son los espacios polivalentes, que pueden servir para diferentes propósitos haciendo pequeñas modificaciones. Estos resultan especialmente útiles cuando están previstas diferentes actividades.

El aforo y necesidades específicas de los asistentes es otro de los aspectos a estudiar ya que el espacio debe adecuarse a sus necesidades. También influye su comportamiento pues la capacidad de una sala no es la misma si las personas permanecen de pie o sentadas. Y los accesos deben estar adaptados a todos, disponiendo de rampas de acceso a discapacitados y ascensores en caso de disponer de varias plantas.

Otro aspecto importante a definir para elegir el lugar idóneo son los espacios adicionales necesarios ya que en ocasiones es necesario contar con cierto espacio de almacenamiento, una cocina equipada o incluso un backstage privado donde los artistas, en caso de haberlos, puedan prepararse o retirarse para descansar.

Los servicios adicionales que cada espacio ofrece también deben valorarse, ya que puede resultar conveniente que la misma empresa que dispone el local sea la encargada del transporte de material o de negociar el catering. Estos detalles hacen la diferencia y normalmente los dueños de los espacios cuentan con empresas de confianza con las que ya han trabajado con anterioridad. Esta relación ya consolidada ayuda a evitar retrasos y errores.

El personal del evento es imprescindible y su contratación es otro de los servicios adicionales que puede ofrecer la empresa de alquiler. Es interesante tener este aspecto en cuenta, ya que ellos son los que mejor conocen el espacio pudiendo, así, indicar a los asistentes o atender alguna urgencias.

Todo evento privado debe contar, además, con la seguridad necesaria según el tipo de acontecimiento. En ocasiones es suficiente con un vigilante, pero en otras ocasiones puede ser necesario un equipo más numeroso.

Los aspectos logísticos también con importantes, ya que una iluminación adecuada, un sonido bien ajustado y una temperatura acorde a la época del año y a la cantidad de gente, hacen la diferencia entre un éxito y un fracaso. Además, un detalle como tener WiFi gratuito y de alta velocidad puede influir notablemente en la difusión y el alcance del acontecimiento.

Por último, es aconsejable estudiar los antecedentes del local, el historial de eventos realizados, magnitud y su similitud con el nuestro. De esta manera es posible hacerse una idea de la experiencia con la que cuenta el personal de la sala.

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