Cómo calcular el aforo de tu evento

Descubre cuánto espacio necesitas para tu evento

Organizar un evento es la forma perfecta para dar a conocer tu empresa y es el momento de estrechar relaciones con gente de tu entorno a la que aún no le pones cara o incluso para hacer nuevos contactos que resulten interesantes para tu carrera profesional. El primer paso a la hora de comenzar a organizar tu evento es encontrar el espacio perfecto; este no debe ser ni muy pequeño, ni tan grande que sobre espacio y la gente se disperse. Por eso, vamos a establecer las pautas claves que necesitas tener en cuenta para saber cuánto espacio necesitas en función del aforo, la distribución y el tipo de evento.

¿Cómo será tu evento?

En primer lugar debes tener clara la actividad principal que tendrá lugar durante el evento. Es decir, si vas a realizar una ponencia con proyección, si se trata de un workshop dinámico en el que los asistentes también participarán o un shooting de fotografía en directo. Esto te ayudará a desarrollar el siguiente punto, los materiales, atrezo y decoración que vas a necesitar. En el caso de realizar una proyección necesitas disponer de un espacio limpio y blanco para proyectar tu material directamente sobre la pared o pantallas si vas a reproducir contenido. Si se trata de un shooting es necesario contar con todo el material para montar tu propio plató móvil, lo que conlleva espacio para focos, cámaras, monitores, etc. Teniendo en cuenta estos detalles podrás empezar a establecer las necesidades del espacio que precisas.

En cuanto a los asistentes, debes pensar si la actividad va a transcurrir de forma que el público permanezca sentado, en el caso de una ponencia; o si va a ser más dinámico y prefieres que todos permanezcan de pie. Este punto es muy importante, ya que no es lo mismo contar con un espacio para colocar las sillas de todos los asistentes, que disponer de una sala diáfana en la que distribuir bancos o asientos puntuales para aquellos que quieran descansar.

Otro punto importante es definir si vas a contratar servicio de catering y cómo va a desarrollarse. Es decir, si necesitas mesas para organizar una comida en banquete, en el que se distribuyan a los asistentes por mesas; o por el contrario prefieres que tenga un formato cocktail, más dinámico en el que los asistentes permanecen de pie y pueden mezclarse y entablar conversaciones entre ellos, creando así una interesante red de networking improvisada.

Banquete en Espacio Harley.

La Sala Harley en formato banquete, lista para un Wemapping. Aforo 150 pax. 

Cuánta gente va a asistir

Una vez tienes claro el desarrollo de tu evento, necesitas establecer el número de personas que vas a recibir durante el mismo. No es lo mismo un evento abierto al público que uno privado, y la distribución de elementos como sillas o mesas ocupan cierto espacio que debe ser tenido en cuenta.

Normalmente, el aforo de los espacios de alquiler es aproximado, y está delimitado en primer lugar por unas normas de seguridad que todos deben respetar, y en segundo, por el tipo de distribución que busques. Por ejemplo Espacio Harley Ventas, tiene un aforo en su Sala Harley, de alrededor de 350 personas en formato cocktail (el más numeroso) y 280 en formato teatro, pero tan solo 50 si buscas distribuir tu evento en un formato aula.

Espacio Extra

Composición de pantallas led.

Disponemos de pantallas led

Además de los metros cuadrados de los que necesitas disponer en función del aforo previsto para tu evento, necesitas tener en cuenta el espacio extra que vas a necesitar ya que, por ejemplo, si contratas un catering, los camareros necesitarán un lugar en el que preparar las bandejas y recoger el material. En estos casos es imprescindible que los empleados dispongan de una cocina más o menos equipada con espacio suficiente para almacenar la comida y electrodomésticos como microondas o neveras para que todos los alimentos se conserven y se preparen de forma óptima.

Por otro lado, si tu evento va a ser dinámico y necesitas redistribuir los elementos del mismo, debes disponer de un espacio donde puedas almacenar sillas, mesas y otros materiales que solo tendrán cabida durante un periodo concreto de la jornada. Otros elementos como el guardarropa también pueden tener necesidades especiales como disponer de un espacio para burros y personal dedicado a ello.

En Espacio Harley creemos que lo más importante a la hora de organizar tu evento es que, una vez hayas tenido en cuenta estas variables, te dediques a crear la personalidad propia del evento que quieres llevar a cabo sin preocuparte de nada más. Por eso, contamos con un servicio de organización de eventos que incluye, desde toda la logística y personal humano que necesites, hasta diferentes caterings homologados con distintos niveles según la experiencia gastronómica que busques. Todo esto es imprescindible y dejándolo en nuestras manos, no solo ahorrarás presupuesto, sino también tiempo y preocupaciones, centrando tu atención y esfuerzos en lo que de verdad importa: crear un evento único y exclusivo a tu medida.

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Aurora

Miembro del Departamento de Comunicación de Espacio Harley.

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