Protocolo y organización de eventos en Madrid

Puntos clave para la organización de tu evento

El protocolo y organización de eventos nos preparará ante posibles incidencias; nos ayudará a saber cómo actuar correctamente y salir airoso de situaciones complicadas asegurándonos de que la experiencia para el asistente sea óptima. Dependerá mucho del tipo de evento, pero hay algunas claves que son comunes a todos ellos y te las explicamos a continuación.

Previo a la celebración

La celebración de un evento debe tener sentido, conlleva siempre un motivo de peso; ya sea la inauguración de una exposición pictórica, una entrega de premios, o la fiesta de Navidad que organiza una empresa para sus empleados. Por lo tanto, todo evento persigue un objetivo que se debe determinar y detallar. A partir de este momento se procederá a diseñar el acto de acuerdo al presupuesto.

La tipología del mismo marcará su fecha, horario y ubicación. Tal y como ocurre en Espacio Harley, las instalaciones deben estar bien comunicadas tanto por carretera, como en transporte público, ser accesibles para personas con movilidad reducida y contar con salas independientes para cocina, backstage y otros fines.

Una vez tomadas estas decisiones, se debe redactar un borrador con el programa general. Este debe incluir información provisional sobre invitados, organización del espacio, cronograma, seating, intervenciones, etc. Más tarde se irán cerrando y perfeccionando estos temas.

Eventos corporativos en Madrid.

Espacio Harley preparado para un evento corporativo

Con el envío del ‘save the date, los invitados estarán al corriente del evento y, aproximadamente una semana antes de la celebración, se mandan las invitaciones que permiten el acceso al recinto. En ellas se deben dar todas las indicaciones al asistente, además de señalar el dresscode según el protocolo y organización de eventos.

Durante los días anteriores, el organizador debe asegurarse de que todos los equipos funcionan correctamente y está todo perfectamente controlado y dispuesto, además de que se cuenta con el personal adecuado para la recepción de los invitados, camareros, técnicos de luces y sonido… Todo debe estar medido y ensayado, no se puede dejar nada al azar.

Durante la celebración

Se deben tener muy bien marcados los timings y, por supuesto, cumplirlos. Se ha de convocar a los asistentes una media hora antes del comienzo del acto, y tener muy en cuenta la importancia de la puntualidad, tanto al inicio, como al término de la celebración. Al fin y al cabo, durante el tiempo que dure el evento se determinará su éxito o fracaso.

Tenerlo todo perfectamente calculado nos ahorrará más de un disgusto, pero siempre pueden surgir imprevistos que no podemos pronosticar. El organizador debe demostrar en esos momentos su capacidad resolutiva y de reacción.

Organización de eventos en Madrid.

Cada evento es único y su buena organización es clave

Tras la celebración

Una vez celebrado, el protocolo y organización de eventos señala la importancia de hacer llegar a los asistentes una nota de agradecimiento por dedicarnos su tiempo. Es asimismo esencial realizar un documento con las conclusiones que nos indicará si hemos cumplido o no con los objetivos fijados, en qué hemos fallado y qué se puede mejorar, porque todo siempre es superable.

En Espacio Harley velamos por que cada evento sea un éxito rotundo, sabemos cómo hacerlo especial y nuestro equipo de profesionales trabaja día a día para lograr unos resultados de diez.

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Aurora

Miembro del Departamento de Comunicación de Espacio Harley.

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